De afgelopen jaren is er herhaaldelijk in het nieuws geweest dat veel verenigingen moeite hebben met vrijwilligers werven en behouden. In de afgelopen jaren hebben wij dit helaas mogen meemaken, helemaal tijdens Covid en de daaruit volgende verminderde sociale interactie.
Op dit moment hebben wij gelukkig een grote en toegewijde groep met vrijwilligers tot onze beschikking, een stabiele basis om op te bouwen! Als bestuur zijn wij hier dankbaar voor, zonder de inzet van iedereen kunnen we als vereniging weinig beginnen, dit ontstaat niet vanzelf en blijft niet zomaar behouden.
Als sportvereniging draaien wij op de tomeloze inzet van vrijwilligers voor allerhande werkzaamheden van bestuursfuncties en trainers tot verschillende commissies en algemenere hand-en-spandiensten tijdens activiteiten. Voor ons bestuur hebben wij het geluk gehad dat we sinds een aantal jaren een stabiele en vaste groep hebben, als er tijdelijke uitval is wordt dit snel opgepakt en is er een gezamenlijk doel voor ogen.
Als vereniging zijn wij heel trots op onze grote groep vrijwilligers, echter wordt dat geluk op de proef gesteld nadat verschillende vrijwilligers in een paar jaar tijd afscheid nemen door verandering in de thuissituatie of kinderen die stoppen met judo (wat heel normaal is en hoort in een gezonde vereniging), maar die moeten uiteindelijk wel vervangen worden. Het grote spel van “zoek de nieuwe vrijwilliger” kan beginnen.
Onze meest recente uitdaging was voor de activiteitencommissie waarvoor we tijdens Covid op zoek moesten naar nieuwe vrijwilligers, ondanks herhaaldelijk oproepen via mail of een generieke oproep tijdens bijvoorbeeld toernooien kregen we niet zomaar nieuwe vrijwilligers, hooguit generieke vrijwilligers maar geen commissie leden.
Door een gebrek aan vrijwilligers konden we destijds geen of weinig nieuwe activiteiten opstarten (alleen de minimale activiteiten konden we uitvoeren, deels door Covid natuurlijk). Wij als bestuur maar zeker de ouders merkten wel aan de kinderen dat ze dit wel erg zonde vinden, maar ja zonder mensen om de taken uit te voeren kunnen we weinig beginnen.
Hoe hebben wij het aangepakt om nieuwe vrijwilligers te vinden?
Aankondiging
Het eerste wat wij hebben gedaan is generiek een bericht sturen via mail, app en/of briefjes uitdelen en ophangen dat er een behoefte is vanuit de vereniging voor een specifieke functie. Soms komt hier al genoeg reactie op en kan je snel iemand toevoegen als vrijwilliger, toch krijg je hier niet altijd reactie op. Met dit soort brede communicatie kan je vaak aangeven wat de impact is, zonder vrijwilligers kan de vereniging sommige dingen niet meer doen en geeft goed de impact weer als mensen niet reageren en zet je mensen alvast aan het denken.
Directheid
Uiteindelijk ben ik in een dwarse bui persoonlijk op een aantal ouders afgestapt, gewoon eens babbelen en bijvoorbeeld vragen “zie je hoe leuk de kinderen dit vinden, vind je het leuk om dit soort activiteiten te helpen plannen”. Direct aanspreken geeft meer de urgentie aan achter de vraag, vaak is een generieke oproep al geweest maar maakt het directe aanspreken de urgentie echt duidelijk en geeft de persoon waar je mee praat een extra gevoel van belang bij de vraag.
Verwachtingen
Wat ik merkte in dit soort gesprekken is vooral onbekendheid met het takenpakket en het gevoel het dan “alleen” op te moeten pakken waardoor het niet zomaar in iemands agenda past. Hierin geef ik dan aan wat de taken zijn, maar vooral wat er niet bij zit en waar men dus geholpen kan worden door anderen. Met een korte taakomschrijving (misschien wel geschreven door de vorige vrijwilliger) en juist een tijdsindicatie help je mensen al met inschatten hoe zij dit zouden kunnen inpassen. Wat ik daarnaast aangeef als het van toepassing is, is dat wij trainingen/opleiding aanbieden vanuit de vereniging, waardoor de drempel lager wordt.
Verantwoordelijkheden
Wat helpt bij terughoudendheid is het laten zien waar de verantwoordelijkheid van die specifieke taak of functie begint en vooral eindigt; bij de evenementencommissie gaat het bijvoorbeeld om het plannen en regelen van activiteiten maar niet het totale uitvoeren van de activiteiten want hier hebben we een grote groep met hand-en-span vrijwilligers voor. Voor een penningmeester gaat het om betalingen/bestuurswerk, maar ledenadministratie ligt bij iemand anders, dit alles helpt met grenzen duidelijk maken en inperken hoeveel uren er gevraagd wordt van iemand.
Sfeer/verenigings gevoel
Door met een kop koffie eens te bespreken wat wij zoal doen en hoe zij hierin kunnen helpen ontstaat er begrip en vooral enthousiasme om toch de vereniging te helpen. Een kop koffie biedt het moment om eens te laten zien hoe gezellig het is als vrijwilliger en niet alleen maar een extra werk-taak is en dat het echt om het verenigings gevoel gaat, daar worden zij dan nog meer een onderdeel van.
Geluk
Uiteindelijk heb je ook een beetje geluk nodig, je moet wel de persoon weten te vinden met de juiste kennis en die net zo enthousiast is om bij een vereniging te horen.
De punten om vrijwilligers te werven:
- Communiceer breed en duidelijk wat er nodig is en waarom
- Geef duidelijke verwachtingen, zowel in tijd als kennis en beschrijf wat er niet bij de betreffende functie hoort (geef de kaders)
- Wees duidelijk over gevraagde kennis en de intentie om dit te willen aanbieden als training
- Wees direct, op iemand afstappen biedt sneller uitkomsten
- Geef duidelijk aan dat men niet alleen is, een vereniging is samenwerken
- Neem mensen mee in de sfeer van de vereniging
Behoud van vrijwilligers
Eindelijk is het dan gelukt, je hebt de vrijwilligers plekken ingevuld! Dan komt het volgende lastige hoofdstuk; Hoe behoud je al deze vrijwilligers?
Binnen onze vereniging bieden wij onze vrijwilligers een aantal activiteiten of middelen aan om ervoor te zorgen dat zij zich onderdeel (blijven) voelen van de vereniging:
- Elk jaar organiseren wij een BBQ voor de hele vereniging, hier horen alle vrijwilligers natuurlijk bij
- Vrijwilligers krijgen een t-shirt zodat ze zichtbaar zijn en duidelijk een onderdeel zijn van de vereniging
- We hebben geregeld een borrel na bijvoorbeeld een wedstrijd waar alle vrijwilligers even gezellig kunnen napraten
- De afgelopen jaren hebben we een vrijwilligersavond georganiseerd om tijdens een spel en onder het genot van een hapje/drankje de sportieve doelen van de vereniging te presenteren en hen allen te bedanken voor hun inzet
- Aanbieden van het vergoeden van onkosten, zoals kilometervergoeding of mogelijkheden tot declaratie voor benodigdheden.
- Voor onze trainers bieden wij 1x per jaar een EHBO-opfris cursus
- Als een verenigingslid trainer wilt worden, kunnen we deze opleiding aanbieden.
Zo zijn er tal van mogelijkheden ook voor andere rollen binnen de vereniging
Wij hebben gemerkt dat het waarderen van deze mensen en ze echt betrekken bij de vereniging heel veel helpt in het behouden van vrijwilligers en ervoor zorgt dat zij in de toekomst makkelijker te porren zijn om te helpen als het nodig is!
